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退職願・退職届の書き方をテンプレ付きで解説|用途の違いや事前準備についても紹介

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  • 退職願・退職届の書き方が知りたい
  • 退職願・退職届・辞表の違いについて教えてほしい
  • 退職願・退職届を提出する前の準備や注意点を知りたい

上記のようなお悩みについてお答えします。

退職願や退職届は会社を退職する際に届け出る書類です。

しかし、退職願や退職届、さらに辞表もあり、初めて退職する際はどの形式で書いていいのか迷いますよね。

そこで本記事では、退職願・退職届・辞表の違いや事前準備、書き方について解説します。

実際に私が経験した失敗や文面のテンプレートも紹介するので、参考に役立ていただければと思います。

目次

退職願・退職届・辞表の違いとは?

退職願・退職届・辞表は会社を辞めるときに届け出る書類ですが、それぞれ用途が異なります。

  • 退職願:会社に退職することを願い出る書類
  • 退職届:退職が確定した後で、会社に届け出る書類
  • 辞表:社長などの役職にある人や公務員が辞職する際に届け出る書類

退職を決めたら上司へ退職したい旨を願い出るのが退職願で、退職願が受理された後に届け出るのが退職届です。

つまり、退職するまでの流れは「退職願」⇒「退職届」の順番になります。

辞表については雇用関係にない人が届け出る書類のため、一般社員が使うことはまずありません。

退職願・退職届を出す前の準備

退職願や退職届を会社へ届け出る前に注意しておくことがあります。

事前に就業規則を確認する

退職を決めたら退職願や退職届を書く前に、まずは会社の就業規則を確認しましょう。

就業規則には退職に関する項目があるため、定められた規則に従って届け出る必要があります。

「退職を希望する日の2ヵ月前までに退職願を上司へ届け出る」というような記載があれば、2ヵ月前までに準備しなければいけません。

退職を意識し始めたらまず就業規則を確認し、いつまでに提出する必要があるのか把握したうえで準備を進めましょう。

上司に退職したい旨を相談する

何の脈絡もなくいきなり退職願を届け出た場合、上司も困惑するはずです。

なぜなら上司は退職者の後任を決めたり、継続している案件の引継ぎなどを考えたりする必要があるためです。

また、退職する方にとっても、事前に退職したい旨を相談しておいた方が話もスムーズに進みます。

私も事前に上司へ相談して退職日が決まったのですが、退職届を出すものだと思って書いたら「退職願を書いて」と言われて出し直しました。

私のように二度手間にならないためにも、就業規則の確認とあわせて、どちらで書けばいいか相談しておきましょう。

退職理由の違いで給付金などの手続きが異なる

退職理由が「自己都合」か「会社都合」かにより、失業給付金の支給開始日や期間、退職金の支給額などに違いが生じます。

自己都合会社都合
失業給付金の支給開始日7日間の待機+2ヵ月
(※5年間で2回まで、3回以上は3ヵ月)
7日間の待機後
失業給付金の支給期間90日~150日90日~330日
出典:ハローワーク インターネットサービス

自己都合の退職とは、自分が希望して退職することです。理由は「一身上の都合」となります。

退職金の支給額は減少するのが一般的です。会社の就業規則によって支給額は異なるので、必ず確認しておきましょう。

会社都合の退職とは、経営不振などで早期退職を募ったり契約を解除されたりして会社から退職を余儀なくされた場合です。理由は「会社都合」となります。

退職する前に自分の場合を確認しておきましょう。

退職願・退職届を提出する先やタイミングについて

退職までの一般的な流れ

  1. 退職の意思を固める
    ・退職希望日を決めて退職願を書く
  2. 上司に相談する
    ・2ヵ月前が目安(就業規則を確認)
    ・退職願を渡して退職日を決める
  3. 退職届を提出する
    ・業務の引継ぎなど行う
  4. 退職日を迎える
    ・会社支給品など返却する

渡す相手とタイミング

退職願や退職届を渡す相手は一般的に直属の上司となります。

就業規則によっては他の役職の人と決まっている場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

上司に渡す際は、忙しくないときを見計らって時間を作ってもらうよう伝えておくと、上司も心構えができるので話しやすくなります。

会議室などほかの人の目がない場所で上司に退職願を渡し、退職までの進め方について相談しましょう。

退職願・退職届の書き方

就業規則を確認する

会社によっては、退職に関する書類が準備されている場合もあります。

様式の決まった書類が準備されていれば、必要事項への記入や署名するだけで提出できるので、就業規則を確認しておきましょう。

事前に準備するもの

  • 白い便箋(B5もしくはA4が一般的)
  • 白い封筒(郵便番号の枠が無いもの)
  • ボールペン(黒)や万年筆

ボールペンは細いものよりも0.7mmくらいの太さのものがおすすめです。

書類を持ち運ぶ場合は、汚れや折れないようにクリアファイルなどに入れておきましょう。

退職願・退職届の書き方

退職願・退職届のテンプレート

退職願・退職届を書く際のポイント

  1. 冒頭:「退職願」もしくは「退職届」と書きます。
  2. 書き出し:行末に「私議(わたくしぎ)」または「私事」と記入。
  3. 退職理由:詳細は不要なので、自己都合の場合は「一身上の都合により」になります。
  4. 退職日付:退職願は「退職希望日」、退職届は「退職日」を記入。テンプレートでは「西暦」で記入していますが、「和暦」でも問題ありません。
  5. 文末:退職願は「お願い申し上げます」となり、退職届は確定した後に提出する書類なので「退職いたします」と記入。
  6. 届出日付:提出する日付を記入。
  7. 所属部署と氏名:退職前の所属部署と氏名を記入して押印(シヤチハタは避けましょう)。
  8. 会社名:正式名称で記入。
  9. 宛名:一般的に代表取締役社長宛になります。社長名をフルネームで書き「殿」を付けます。

会社都合で退職した場合の理由は?

会社都合で退職した場合、退職届が不要になるケースもありますが、提出を求められるケースもあります。

退職届を書く必要があった場合の退職理由は「一身上の都合」ではなく、具体的な理由を記入します。

なぜなら、一身上の都合にしてしまうと自己都合退職で処理され、失業保険の受給額や期間が会社都合の場合よりも減ってしまうからです。

会社都合の退職理由には「早期退職のため」や「経営不振のため」などがありますが、必ず会社に退職理由を確認してから書くようにしましょう。

郵送で提出する場合は添え状を付ける

添え状とは、退職願や退職届を郵送で提出する場合に付けるのがマナーです。

お世話になった挨拶と、封筒の内容について説明する意味があります。

添え状の書き方とテンプレート

特に決まった様式はありませんが、テンプレートを参考に書くべき内容を押さえておきましょう。

  1. 会社名:正式名称で記入。
  2. 宛名:一般的に代表取締役社長宛になります。社長名をフルネームで書き「殿」を付けます。
  3. 所属部署と氏名:退職前の所属部署と氏名を記入。
  4. 題名:「退職願(もしくは退職届)送付について」などお知らせの意味を記入。
  5. 本文:挨拶から始まり、退職願(もしくは退職届)を送付した旨を書きます。

退職願・退職届を入れる封筒について

封筒の種類

退職願や退職届を入れる封筒は事務用の茶封筒ではなく、中身が透けない白封筒を選びます。

白封筒には郵便番号を記入する枠が書かれていない無地のタイプを使用しましょう。

封筒の大きさは、作成したB5かA4を三つ折りにして収まるサイズです。

用紙サイズ封筒サイズ
B5長形4号
A4長形3号

封筒の書き方とポイント

封筒の書き方とポイントについて説明します。

太目のボールペン(黒)または、万年筆などで記入しましょう。

  • 書き方は必ず「縦書き」にします。
  • 表面の中央に「退職願」もしくは「退職届」と記入。
  • 裏面の左下に「所属部署」と「氏名」を記入。
  • 手渡しする場合は必ずしも封をする必要はありません。封をした場合は開封したことがわかるように中央に「〆」と記入。

書類の折り方と封筒への入れ方

退職願や退職届は三つ折にして封筒に入れるのがマナーです。

三つ折の折り方と入れ方には、ポイントがあるので以下に説明します。

折り方と入れ方のポイント

  1. 用紙の下から内側に向かって折ります。
  2. 用紙の上を内側に向かって折ると三つ折が完成。
  3. 封筒を裏返しにします。
  4. 三つ折りにした用紙の右側(退職願・退職届と書かれている方)が上になるように封筒へ入れます。
  5. 封をした場合は「〆」を記入。

添え状がある場合の入れ方と送り方について

添え状も退職願などと同様に三つ折にします。

封筒への入れ方は初めに添え状を手に取れるように、退職願・退職届の上に重ねて入れます。

また、郵送する際はなるべく郵便局の窓口から送るようにしましょう。

紛失や確実に届いたことを知るために、内容証明や配達証明などで送ることがおすすめです。

対面で届けるレターパックプラスなどもありますが、重要な書類にそぐわない面もあるので、上司に確認するなど考慮して使いましょう。

退職願・退職届についてよくある質問

提出した退職願や退職届を撤回したいのですが

退職届は提出した時点で労働契約を解約したことになるため、原則として撤回することはできません。

退職願については、受理される前であれば撤回できる可能性があります。

上司へ提出後、人事責任者などの受理や承認が下りる前に撤回を申し出ることが必要です。

ただし、退職の意思があることを伝えているため、撤回する必要がないようによく考えてから提出することが大切です。

退職願や退職届を受理してもらえない場合はどうなりますか

まず、受理されなくても退職はできます。法律では「退職の2週間前に意思を伝える」とあるので、受理とは関係なく退職することは可能です。

退職願を直属の上司が受け取ってくれない場合は、さらに上の上司か人事部へ掛け合って相談します。

ただし、直属の上司を飛ばして上の上司に提出するのは、退職手続きが進まないなどのトラブルになりかねないのでやめておいた方が賢明です。

退職した後でも源泉徴収票を発行してもらったり必要書類の手続きが発生したりと、前会社と関わることもあるため、注意して行動しましょう。

退職日の変更はできますか

退職願を受理され、退職日が決定した後で変更することは原則できないと考えておくのが無難です。

会社側も退職日に合わせて、新しく社員を募集したり人事異動したりなどすでに動いている場合があるため、こちらの都合で変更を申し出ても難しいでしょう。

退職に関する書類は一種の契約みたいなものなので、慎重な行動が大切です。

まとめ

本記事で紹介した「退職願・退職届の書き方」を参考に実践することで、退職に関する書類で悩むことがなくなります。

手順としては退職の意思を固めたら退職願を作成し、就業規則に従って手続きを進めるということです。

退職後に必要な手続きなどについては、こちらの記事でまとめているので参考にしてみてください。

退職願や退職届はこれからの生活に変化をもたらすような大切な書類です。よく考えてから行動に移すように注意しましょう。

最後まで読んでいただきまして、ありがとうございます。

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この記事を書いた人

40代で会社を辞め、画家として活動しています。

主にアクリル絵の具を使い、独学で10年以上描いています。

年齢や経歴に関係なく「絵を描いて暮らしていきたい」という人に向けて、画家になるためのヒントや販売の仕組みなど、お役に立てる情報を発信します。

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